Hace dos semanas, una clienta nuestra que lleva una pequeña empresa de servicios en Valencia me escribió con una pregunta que estoy oyendo cada vez más: «Ángel, lo de Verifactu y la factura electrónica obligatoria, ¿me afecta o no? ¿Tengo que hacer algo ya?». La respuesta corta es: sí, te afecta, y no, no te tienes que volver loco esta semana. Pero conviene que entiendas qué viene, en qué fechas y qué decisiones tienes que tomar antes de que llegue tu turno.
Este artículo es para ti si tienes una PYME o eres autónomo en España, facturas por servicios o productos, y has visto pasar términos como Verifactu, SIF, factura electrónica B2B obligatoria o RD 1007/2023 sin saber si te toca a ti o solo a las grandes empresas. Te lo cuento sin tecnicismos legales, con las fechas que están sobre la mesa hoy, y con un plan realista de 30 días para no llegar tarde.
Verifactu y factura electrónica no son lo mismo
El primer error que veo en clientes es asumir que es una sola obligación. Son dos marcos distintos, con dos calendarios distintos y dos requisitos técnicos distintos. Si los confundes, acabas adaptando dos veces y pagando dos veces.
Verifactu — sistema informático de facturación (SIF)
Verifactu viene del Real Decreto 1007/2023. Lo que cambia: el software con el que emites tus facturas tiene que cumplir unos requisitos técnicos concretos, generar un registro inalterable de cada factura emitida, y ser capaz de enviar esos registros a la Agencia Tributaria de forma voluntaria (modo Verifactu) o tenerlos disponibles si los pide (modo no Verifactu).
En la práctica: si facturas hoy con Excel, Word o un programa hecho a medida hace 10 años, ese flujo deja de ser válido. Tienes que usar un software de facturación adaptado a la normativa. La mayoría de los gestores comerciales (Holded, FacturaDirecta, Anfix, A3, Sage, Contasol, etc.) ya están actualizando para cumplir.
Factura electrónica B2B obligatoria
Esto viene de la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) y de su reglamento de desarrollo, que está pendiente de publicación definitiva. Lo que cambia: todas las facturas entre empresas y autónomos en España tendrán que emitirse en formato electrónico estructurado, no en PDF suelto por email. Y a través de plataformas autorizadas o de la solución pública de la Agencia Tributaria.
La diferencia clave con Verifactu: aquí no solo cambia el software de emisión, también cambia cómo intercambias la factura con tu cliente, cómo se registra el estado de pago, y cómo se gestiona el ciclo completo (aceptación, rechazo, cobro, abono). Es un cambio de circuito, no solo de herramienta.
Las fechas que están sobre la mesa
Aquí va el calendario aproximado a fecha de hoy (puede ajustarse según texto legal definitivo, especialmente para la factura electrónica B2B):
- Verifactu — sociedades: previsto a partir de 2027.
- Verifactu — autónomos: posterior, escalonado.
- Factura electrónica B2B — empresas con facturación > 8 M €/año: 12 meses tras la publicación del reglamento (estimado octubre 2027).
- Factura electrónica B2B — resto de empresas y autónomos: 24 meses tras la publicación del reglamento (estimado octubre 2028).
Tres lecturas prácticas de este calendario:
- No es mañana, pero tampoco hay tres años de margen. En 12-18 meses tienes que tener el software adaptado y el flujo cambiado. Si trabajas con asesoría externa, la sincronización lleva su tiempo.
- Los dos marcos se solapan. Vas a tener que adaptar primero la emisión (Verifactu) y luego el circuito de intercambio (factura-e). Si lo planificas mal, lo haces dos veces.
- Tus clientes B2B grandes te lo van a exigir antes de tu fecha oficial. Si una multinacional con la que facturas se adapta en 2027, te van a pedir factura electrónica estructurada en 2027, no en 2028. El calendario teórico es para Hacienda, el calendario real lo marcan tus clientes.
Cómo te afecta según tu tipo de negocio
Si eres autónomo con pocos clientes y facturación simple
Tu prioridad: cambiar a un software de facturación adaptado a Verifactu cuanto antes. Si hoy facturas con Excel, plantillas Word o tu propio sistema hecho a mano, eso deja de servir. La buena noticia: las plataformas comerciales (Anfix, FacturaDirecta, Holded, Quaderno, etc.) ya están adaptadas o lo estarán antes de tu fecha. Coste mensual razonable: 10-30 euros al mes según funciones.
No necesitas hacer nada más todavía. Pero conviene que en los próximos 6 meses te familiarices con el flujo nuevo y dejes de emitir facturas en PDF «a mano».
Si tienes una PYME con facturación recurrente B2B (servicios, suscripciones, mayorista)
Tu prioridad doble: Verifactu primero, factura electrónica B2B después, sin esperar a la última fecha. Aquí el riesgo no es solo Hacienda. Es que tu CRM, tu ERP, tu programa de facturación y los procesos que hoy llevan personas (cuadrar, conciliar, archivar) tienen que hablar entre sí en formato estructurado. Si no, el equipo administrativo va a duplicar trabajo durante meses.
Decisión clave en este perfil: verificar que tu ERP o programa de facturación actual cubre los dos marcos. Si lo cubre, perfecto, solo es activar funcionalidades cuando toque. Si no, tienes que evaluar si lo cambias o si añades una capa que conecte tu sistema con la solución pública o con un proveedor adaptado.
Si tienes un eCommerce (WooCommerce, Shopify, propio)
Aquí hay dos escenarios. Si vendes solo a consumidor final (B2C), te afecta principalmente Verifactu (el sistema con el que emites las facturas o los tickets). La factura electrónica B2B obligatoria no aplica a operaciones con particulares.
Si vendes a empresas (B2B) o tienes un porcentaje significativo de pedidos a empresas, te aplica todo: Verifactu para emitir y factura electrónica para intercambiar. Y si tu eCommerce hoy genera facturas a mano o con un plugin no adaptado, hay que revisarlo. Empieza ahora a cuadrar tu programa de facturación con tu tienda online; los conectores existen, pero la integración limpia lleva tiempo de configuración.
Plan de 30 días para empezar sin caos
Si quieres pasar de leer y preocuparte a hacer, este es el plan más sensato que se me ocurre para empezar bien sin necesidad de gastarte un euro la primera semana:
- Semana 1 — Diagnóstico actual. Apunta cómo facturas hoy: qué herramienta usas para emitir, dónde guardas las facturas emitidas, qué proceso sigue el equipo administrativo desde que emites una factura hasta que está cobrada y archivada. Si te lleva más de una hora a la semana, es candidato a optimizar antes de meter normativa nueva.
- Semana 2 — Pregunta a tu asesoría. Tu gestor o asesoría tiene información directa de cómo le piden adaptarse y de qué calendario real va a aplicarse a sus clientes. Pídele una reunión de 30 minutos específica sobre Verifactu y factura electrónica para tu caso. No te conformes con respuestas vagas.
- Semana 3 — Verifica tu software actual. Si facturas con un programa comercial (Holded, FacturaDirecta, Anfix, Quaderno, Contasol, A3, etc.), entra a su web o al soporte y pregunta directamente: «¿Estáis adaptados a Verifactu y a la factura electrónica B2B obligatoria? ¿Cuándo activáis las funciones?». Las respuestas serias hoy son: «adaptados, activación en X fecha» o «en desarrollo, prevista entrega Q3». Si no te dan respuesta clara, alarma.
- Semana 4 — Decide y planifica. Tres escenarios: (a) tu software actual cubre todo y no haces nada hasta que active; (b) tu software actual cubre Verifactu pero no factura electrónica, evalúas conector o cambio; (c) tu software no cubre, tienes que migrar. En los casos (b) y (c), pide presupuesto a alternativas serias y planifica la migración para los próximos 6 meses, no para el último trimestre.
Lo que NO funciona: esperar a que llegue la fecha oficial de tu tramo y entonces correr. Para entonces todos los proveedores de software estarán saturados, los precios habrán subido, y tu margen de error será cero.
Lo que no es Verifactu (y muchos venden como si fuera)
Cuidado con tres mensajes que están circulando y son medio verdad o directamente falsos:
- «Tienes que adaptarte ya o te multan en 2026.» Falso para la mayoría. Las primeras fechas de obligación afectan a tramos concretos en 2027 o 2028. Hoy no hay multa por seguir facturando como hasta ahora si tu software se va a adaptar a tiempo.
- «Necesitas comprar nuestro software premium con suscripción anual a 600 €.» Probablemente no. Si ya pagas un programa de facturación adaptado, no tienes que cambiarlo. Si vas a empezar de cero, hay opciones desde 10-15 €/mes que cumplen perfectamente.
- «Verifactu es solo para emisión, ya está, no hay nada más.» Falso. La factura electrónica B2B es un marco distinto y posterior. Si tu proveedor te dice que con cumplir Verifactu ya estás cubierto para todo, no es cierto.
Cuándo tiene sentido pedir ayuda externa
Si gestionas tú mismo la facturación con un programa estándar y facturas pocos clientes al mes, probablemente puedes adaptarte solo siguiendo los avisos de tu proveedor. No necesitas a nadie.
Hay tres escenarios donde tener ayuda profesional ahorra meses:
- Cuando tu facturación está integrada con tu eCommerce, CRM o ERP a medida y necesitas que todo el flujo siga funcionando sin doble entrada de datos.
- Cuando facturas a clientes B2B grandes que te van a exigir factura electrónica antes de tu fecha oficial, y tienes que adelantarte 12 meses al calendario teórico.
- Cuando manejas volúmenes que harían inviable adaptar el proceso a mano cliente por cliente (más de 100 facturas al mes, multiples series, varios responsables emitiendo).
En Soluciones Abiertas ayudamos a PYMEs y autónomos a hacer ese diagnóstico previo: revisamos tu stack actual de facturación, vemos qué cubre y qué no, y te dejamos un plan de adaptación realista por hitos. Sin venderte el software más caro, sin alarmismos. Si tu proveedor actual ya cubre, te lo decimos; si no, te decimos qué alternativas tienen sentido para tu caso.
Si quieres validar en 30 minutos si tu operativa actual llega a tiempo sin rehacerlo todo dos veces, puedes contarme tu caso aquí. Salimos de la llamada con un par de decisiones concretas y la tranquilidad de saber por dónde empezar.
La factura electrónica obligatoria no es la primera digitalización forzosa que llega al pequeño negocio en España, y no será la última. Lo que distingue a quien la encara bien de quien sufre con ella no es el software que elige, es cuándo decide planificar. Empieza con el diagnóstico. El resto se ordena solo.