Cuando alguien me llama para automatizar algo, la conversación suele empezar por la mitad. Quien llama ya trae la tarea elegida, a veces hasta la herramienta, y lo que quiere saber es cuánto cuesta y cuánto tarda.
Y yo hago una pregunta que no siempre cae bien: ¿esta tarea tiene que existir?
No es filosofía. Es la única pregunta que puede ahorrarte el proyecto entero.
Automatizar es acelerar. También lo que no debería moverse
Una automatización no juzga lo que hace. Coge un trabajo y lo repite más rápido, más barato y sin quejarse. Si el trabajo servía para algo, has ganado. Si no servía para nada, ahora tienes lo mismo que antes, sin nadie que se canse de hacerlo y, por tanto, sin nadie que se pregunte nunca más por qué se hace.
Eso es lo caro. No el desarrollo: el mantenimiento. Cada automatización es una pieza más que un día se romperá, que habrá que tocar cuando cambie el proveedor y que alguien tendrá que entender dentro de dos años. Un proceso inútil hecho a mano lo elimina cualquiera con sentido común. Un proceso inútil automatizado se queda, porque ya nadie sabe qué pasa si se apaga.
Por qué siguen vivas: nadie mantiene una tarea inútil por tonto
Aquí es donde suelen terminar los artículos sobre esto, con un «revisa tus procesos» y una palmadita. El problema es que estas tareas no sobreviven por descuido. Sobreviven porque alguien las sostiene, y casi siempre por una razón que se entiende:
- Es la prueba de que alguien trabaja. Un informe semanal que nadie lee sigue enviándose porque es lo visible del puesto. Quítalo sin decir nada y lo que estás quitando, a ojos de esa persona, es su justificación.
- Es desconfianza convertida en proceso. La doble comprobación no nació por gusto: nació el día que algo salió mal. La tarea es la cicatriz. Mientras nadie arregle la causa, tiene toda la lógica del mundo mantenerla.
- Es un parche de un sistema que ya no existe. La hoja se rellenaba porque el programa viejo no sacaba ese dato. El programa se cambió hace años. La hoja se quedó.
- Nadie tiene autoridad para retirarla. Todo el mundo sospecha que sobra y nadie quiere ser quien la quitó el día que haga falta.
Si vas a revisar tus procesos, ten esto delante. Lo difícil no es ver qué tarea sobra: es retirarla sin que parezca un juicio a quien la hacía. Por eso conviene separar las dos conversaciones: primero qué merece existir y, aparte, qué hace cada uno con el tiempo que se libera.
El test del destinatario
La prueba más rápida que conozco se hace siguiendo el resultado, y no la tarea.
Coge lo que produce esa tarea y persíguelo hasta encontrar a una persona que cambie lo que hace según ese resultado. No basta con que alguien lo reciba, lo archive o lo tenga «por si acaso». Tiene que haber alguien que, si el resultado dijera otra cosa, actuaría de otra manera.
Si la cadena termina en una carpeta, en un correo que nadie contesta o en un «lo guardamos por si algún día», esa tarea no tiene destinatario. Y una tarea sin destinatario no se automatiza: se retira.
Es incómodo porque se contesta con nombres. «Lo usa administración» no vale. ¿Quién, en administración? ¿Y qué decide con ello?
Cinco tipos de tarea. Solo dos se justifican
Cuando persigues el resultado, casi todas las tareas caen en uno de estos cinco tipos. Solo los dos primeros justifican el trabajo que dan:
- Alimenta una decisión. Alguien elige distinto según el resultado. Debe existir, y probablemente merezca automatizarse.
- Es una obligación de fuera. Lo pide la ley, un contrato, una auditoría o un cliente concreto. Debe existir, te guste o no; lo que puedes discutir es la forma, no la tarea.
- Produce un dato que ya está en otro sitio. El sistema del que copias ya lo tiene. No debería existir: lo que hay es un problema de acceso, y se arregla dando acceso, no copiando a mano.
- Tapa un fallo de otro proceso. La revisión manual porque «a veces vienen mal». No debería existir como tarea propia: es un síntoma. Automatizarla deja la avería donde está y te quita las ganas de arreglarla, porque ya no molesta.
- Se hace desde siempre. Nadie sabe de dónde salió. Candidata a retirarse, con la parada de un mes que explico más abajo.
El error caro es tratar las cinco igual. La 3 y la 4 son las que más se automatizan y las que más rabia dan después: el proyecto sale bien, la herramienta funciona, y el problema de fondo sigue exactamente donde estaba.
El documento que no tenía destinatario
Durante años, para que un cliente me autorizara las domiciliaciones, le pasaba un documento de Word que imprimía, firmaba y me devolvía. La versión perezosa de modernizarlo era pasarlo a PDF y buscar una herramienta de firma. Cuando le apliqué el test, el documento no tenía destinatario propio: servía para recoger unos datos y dejar constancia de una autorización.
Así que no digitalicé el papel: lo quité. Hoy es un formulario web y el propio registro sirve de autorización. Lo conté entero en Digitalizar no es escanear, por si quieres el detalle.
La cuenta, con un ejemplo inventado
Voy a inventarme un negocio para poner números claros. No es un cliente: es un ejemplo, con cifras redondas a propósito.
Una tienda recibe 400 pedidos al mes. Al cerrar cada uno, alguien copia cuatro datos a una hoja de cálculo para el control interno. Tarda tres minutos.
- 400 pedidos × 3 minutos = 20 horas al mes.
- A 15 € la hora de trabajo interno, son 300 € al mes. 3.600 € al año.
La conversación normal es: automatizamos el volcado y recuperamos las veinte horas. Es verdad, y es mejor que seguir copiando a mano.
Pero primero el test. Si la hoja la usa una persona concreta para saber qué está pagado y qué no, y actúa distinto según lo que ve, hay destinatario: automatiza el volcado. Si se consulta dos o tres veces al año cuando surge una duda, no hay destinatario y acabas de encontrar 3.600 € anuales que no hay que optimizar: hay que dejar de gastar. Es además el tipo 3 de la lista de arriba, porque ese dato ya está en la propia tienda.
Hasta aquí el ejemplo inventado. Lo único que añado de mi parte es que esa segunda respuesta no aparece si la conversación empieza por la herramienta: si se habla de cuánto cuesta automatizar el volcado, nadie llega a preguntar quién mira la hoja.
Lo que parece inútil y no lo es
Este ejercicio hecho con prisa se lleva por delante cosas que hacían falta. Antes de retirar nada, tres frenos:
- Lo que se usa una vez al año pero cuando se usa vale mucho. Una copia de seguridad tampoco «la mira nadie». El valor de algunas tareas no está en su uso, está en el día que falla lo otro.
- Lo que sostiene a alguien que no está en la sala. Antes de quitar un informe, pregunta a quien lo recibe. Sorprende la de veces que sí lo usa sin que quien lo produce lo sepa.
- Lo que es obligación externa aunque parezca absurdo. Ahí no hay debate: la tarea existe. Lo que puedes rebajar es el coste de cumplirla.
Y si dudas entre retirar y mantener, no la retires: párala un mes. Es la prueba más honesta que hay. Si nadie la reclama en cuatro semanas, ya tienes la respuesta y no has roto nada. Si la reclaman el segundo día, has encontrado a tu destinatario y sabes exactamente qué automatizar.
El orden importa: eliminar, simplificar, automatizar
Cuando se miran así, unas cuantas tareas se caen solas, otras se simplifican —se hacen con la mitad de datos, o una vez a la semana en vez de cada día— y el resto sí merecen automatizarse.
Ese orden no es un detalle. Al revés se paga dos veces: al construirlo y cada vez que hay que tocarlo.
Que quede claro lo que esto no es: no es una excusa para no automatizar. La automatización bien puesta es de lo más rentable que puede hacer un negocio pequeño, y llevo años viviendo de montarla. Tampoco es recortar por recortar; no se trata de quitarle trabajo a nadie, sino de que el trabajo que queda sirva para algo. La tecnología debería ser la consecuencia de una decisión, no el punto de partida.
Hacer esto negocio entero —qué tareas se repiten, cuánto tiempo se van al año y cuáles ni siquiera deberían estar ahí— es lo que mide el Informe de coste operativo, con tus cifras y no con medias del sector. Pero para empezar no hace falta.
Por dónde empezar esta semana
Coge una sola tarea. La que más veces se repita, no la que más te moleste. Aplícale el test del destinatario y escribe la respuesta en una línea, con nombre y apellidos: quién cambia lo que hace según ese resultado. Si no puedes escribir esa línea, ya tienes tu candidata para la parada de un mes.
Y con esa lista delante, la pregunta que de verdad decide tu año: de todo lo que tu equipo repite cada semana, ¿cuánto pasaría el test?
Tecnología con sentido. Menos humo. Más criterio.